Papír x digitál

Na Konferenci projektový management ve Zlíně budu mít dnes odpoledne workshop na téma Papír versus digitál. Co si můžete přijít vyzkoušet na vlastní kůži?

Je papír mrtvý? Jsou digitální technologie lepší? Jak si vzít to dobré z obojího, spojit do fungujícího workflow a využít pro plánování času, spolupráci v týmu, řízení projektů? Vyzkoušíte si aktivněa na vlastní “kůži” funkční a praxí ověřené přístupy ke kombinování papírových a digitálních nástrojů, zjistíte, jak vám účelné kombinování může ušetřit čas, a pomůže propojit a sladit pracovní i soukromý život. Přesvědčíte se, že spojení minulosti (papíru) a budoucnosti (digitálních technologií) přináší skvělé příležitosti pro osobní rozvoj a vzdělávání se.

V džungli internetu

zs-maltezskych-rytiruBezpečné a smysluplné využívání online prostoru bylo dnešním tématem mého workshopu pro 4. a 5. třídu ZŠ Maltézských rytířů v Kladně. Prezentaci optimalizovanou pro prohlížení v PC, tabletech a mobilních telefonech najdete na mém Sway.

Využití myšlenkových map pro plánování času

mm-uplna(publikováno v časopise Moderní vyučování, www.modernivyucovani.cz, listopad 2013)

Občas se na školeních v neziskovkách potkávám s lidmi, kteří dokáží vymýšlet úžasné projekty, nadšeně mi je u kávy popsat, dojde-li ale na otázku uvedení projektu v život, najednou přiznávají, že na realizaci nemají čas. Jsou zavaleni velkým množstvím úkolů, do toho rodina, děti, rádi by se věnovali i koníčkům, ale času je málo.

Jejich problémem bývá velmi slabá schopnost organizovat svůj čas, stanovovat si priority a především podle nich jednat. Protože se vesměs jedná o lidi kreativní, radím jim používat jako pomůcku pro plánování času myšlenkovou mapu (MM). Jak na to? Ukažme si to na příkladu reálného týdne mého života.

Právě týden používám jako základní časový úsek pro plánování. Dobře se mi v něm orientuje a jsem schopen předvídat, co mě čeká. Začínám tím, že do MM zakreslím jako její téma označení týdne. Jednotlivé větve pak odpovídají mým životním a pracovním rolím. Protože jsem na volné noze, ale mou prioritou je péče o mé tři děti, první větev patří právě jim, tedy J+M+R. Druhá pak mojí manželce M, třetí až šestá mým jednotlivým pracovním a neziskovým projektům a sedmá všemu ostatnímu. Dalším krokem je zakreslení událostí a úkolů, které mají pevně daný termín. Jsou to jednak periodické aktivity mých dětí a mojí ženy, dále termíny schůzek a plánovaných událostí, např. termín odevzdání tohoto článku. Následuje zakreslení stěžejních úkolů a jejich nejzazšího termínu realizace – v MM jsou zvýrazněny zabarvením tužkou, např. úkol domluvit schůzku s teamleaderem projektu M/T – T/M Jardou H. nejpoději na pátek 8. listopadu. Nakonec mapu doplní úkoly a poznámky, které nemají pevně stanovený termín a je třeba je vyřídit kdykoli v průběhu týdne, např. doplnění aktivit projektu M/T – T/M.

mm-zacatekTakto vyplněná MM mi poskytuje na jeden pohled celkový obraz týdne. Do diáře, mimochodem stejně jako v případě MM používám papírový, pak přenáším pouze termíny akcí a schůzek a termínované úkoly (příznivci softwarových nástrojů nemusí smutnit, i těch je na všech platformách dostatek). MM mi zároveň umožňuje další události flexibilně doplňovat, např. dnes ráno mi přišlo emailem potvrzení termínu nedělního výletu parním vláčkem s Albatrosem, vytvořil jsem tedy událost s pevně daným termínem na větvi J+M+R a protože s námi pojede i maminka, směřuje k ní šipka a velké +.

Další velkou výhodou MM je možnost zapisovat do ní k jednotlivým událostem poznámky, na které by v diáři nezbylo místo. Zaznamenávám si sem podrobnosti o jednotlivých schůzkách a jednáních, především z nich vyplývající úkoly, zpětnou vazbu od partnerů, odkazy na elektronické poznámky v Evernote a pro zvýšení budoucí akceschopnosti i důvody, proč se třeba některý úkol nepodařilo splnit.

mm-prubehPo skončení týdne, většinou v pondělí brzo ráno týdne následujícího, MM pečlivě projdu, zkontroluji, zda byly všechny termíny dodrženy a úkoly splněny a pokud ne, krátce pro sebe analyzuji, proč k nesplnění došlo. Termíny, které se z jakéhokoli důvodu posunuly, přepíši do MM následujícího týdne. V tu chvíli již neaktuální MM archivuji, v mém případě ji ponechám v sešitě pro možnost nahlédnutí a archivuji i elektronicky v Evernote, kde ji při archivaci doplním o štítky usnadňující její budoucí hledání.